最新RPA (Robotic Process Automation) 情報の後編です。
前編では、「定型業務はRPAに行ってもらえばOK」というお話をしつつ、最新RPAがどんなに進歩したのかを説明させていただきました。
→前編を見ていない方は、こちらをどうぞ。

とはいえ、実際にどんな風に活用するのか、イメージが伝わっていない気がするので、後編では、S&I内で作ったデモをご紹介。どんな業務にRPAによる自動化を導入し、どのように設定していくのかをご覧いただければと思います。

人員管理の自動化を想定した活用シーン

S&Iには、約140名のSEがいます。対象となる業務、案件毎に稼働時間を実績として入力していますので、その進捗管理はかなり煩雑になります。

この業務にVERINT RPAを導入したシーンを想定。
1つは、毎日行われる「SEアサイン」
もう1つは、毎週行う「稼働状況報告の未入力確認」
イメージを理解いただくためにまずは上述のプロセスを簡単に。

S&IはSIerですので、各案件毎に「要件確認」→「ご提案」→「受注」、そしてのその後のシステムの「設計・構築」→「納品・検収」までをスムーズに進行させるには、SEの効率的な配置が欠かせません。このプロセスの流れは、次のようになっています。

各案件の営業担当者から技術部門に対し担当SEのアサインを依頼
  ↓
依頼を受けた技術部門のマネージャーが担当SEを決定

当然ながら、担当SEが決まらなければ案件は進行しませんので、技術部門のアシスタントは、毎朝9時にアサインに漏れがないかを確認しています。しかし、各案件のスケジュールによってすぐに対応を必要とするもの、そうでないものがあるため、一定期間「未アサイン」のものが常に発生します。そのため、確認時は過去1か月間のアサイン状況をすべてチェックし、未アサイン案件のリマインドをメールにて各グループマネージャーに連絡するというプロセスをとっています。この対象案件のリストアップ→メール送信までの流れをRPAに任せることを想定。

もう1つの「稼働状況報告の未入力確認」についても説明しておきます。
SEは、1日にひとつの案件にかかりっきりになる人もいれば、複数案件に関わる人もいます。SEの稼働は、掛けた時間によって、適切に各案件の「原価」として計算される必要があるため、皆、毎日の稼働対象、内容を専用システムに入力しています。
「案件AにXX時間、案件BにXX時間、プリセールスにXX時間、社内MTGにXX時間」とかなり細かいものなのですが、タイムリーに入力されないことが多い……。
その心情は分かるのですが、時間がたつと正確な情報を入力することができなくなるので、毎週入力状況をチェックし、未入力項目に対する該当者への連絡を行っています。

これは技術部門アシスタントの役割で、毎週月曜日の朝に当月分(9月20日なら、9月1~19日まで)の入力対象をリストアップし、該当SEの上長にメールで報告。ここでも、対象者のリストアップ→メール送信までの流れが、RPAにより自動化できると考えられます。

一連の流れは、以下のとおり。
1. システムにログイン
2. 対象者をリストアップ
3. 担当上長宛のメールを作成
4. 送信

人が行う操作と同じ動きをRPAが再現

RPAを実際に見たことがない方は、すべての作業が見えない環境の中でサクサクと進行し、業務は秘密裏に完了していると思いがちですが、それは少し違います。
いや、イメージで言うなら、大きく違うのかもしれません。

RPAの特徴は、人がやる作業の流れを、そのまま自動的に行う点にあります。つまり、同じ画面からログインし、同じようにアプリケーションを立ち上げ、指定のファイルを開いて対象データの検索や範囲指定を行ってリストを作成し、メーラーを立ち上げて対象者に送信。つまり、「人がやる動きを、ロボットがそのまま再現する」のです。

ピアノの自動演奏で、ピアニストがいないのに、鍵盤がピコピコと押されて音を奏でるものをご存じですか?RPAは、まさにそのようなイメージ。まるで人が操作しているかのように、パソコンモニター上で、アプリケーションが操作されていきます。

RPAも人も同じ。最初に操作をやって見せます

では、ここからは、実際に業務を自動化する際の流れを紹介します。

画像: RPAも人も同じ。最初に操作をやって見せます

RPAの導入には、[Record]と呼ばれる記録作業があります。RPAに実際の操作を教える作業と考えると分かりやすいかもしれません。どんなアプリケーションを使い、どんな操作を行い、次のステップに進むために、どのボタンをクリックするのかをRPAに実演してみせます。この記録作業により、RPAは操作の再現がでるようになります。

VerintのRPAは、より精度を上げるために、特許を取得した画像認識技術を加えています。これは、記録した画面上のテキストボックスや次のプロセスに移動するためのボタンを「イメージ」として認識させるもの。さまざまなコマンドを記憶させることで、より詳細な設定をすることができたり、ミスのない実行を可能にしたりします。

実際の設定作業をお見せします

ここからは、より具体的にVERINT RPAを知っていただくために、設定画面を紹介していきます。

まず、記録作業を行います。

画像1: 実際の設定作業をお見せします

記録した映像は、ダッシュボードで確認できます。
ここで、プロセスの追加や修正を行います。

画像2: 実際の設定作業をお見せします

ここがVerint RPAの特徴です。特許技術により、テキストボックスやボタンをイメージとして認識させることができるのです。ここにコマンドや定義を登録することで、精度の高い運用が可能です。

画像3: 実際の設定作業をお見せします

こうして設定を進めることで、RPAが自動化を行う環境を整えます。

Verint RPAは、操作画面を記憶させ、特定のイメージ個所を指定してコマンドを追加できるため、Windows上で稼働するアプリケーションの、ほぼすべてを自動化することを可能にしています。また、複数アプリケーションにまたがる操作を必要とする業務にも対応。システム改修等することなく自動化することが可能です。

RPA導入にあたっては、業務内容の選別や作業手順を洗い出したうえで、自動化可能なプロセスを抽出しなければいけません。その後、実際にRPAの設定を行い、運用を開始します。その後も不具合が起きたときのバックアップ体制や稼働後の検証も、業務効率の向上には重要なファクターです。
S&Iは、導入準備から運用支援までをワンストップでサポートし、導入企業様のメリットを最大化することに力を入れています。

これからRPAは、ますます必要不可欠な存在となります。大企業だけでなく、中小企業や部署単位での導入も可能。ご興味を持たれた企業様は、ぜひ一度、お問い合わせください。

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