ついに3回目となるフルクラウド型FMC/スマホ対応PBXサービス「uniConnect Cloud」の解説シリーズ。今回は便利な機能説明を中心に進めていこうと思います。

uniConnect Cloudについて、基本的なことを知りたいと言う方は、ぜひ前回、前々回の記事からご覧ください。

FMC対応PBX「uniConnect」が完全クラウド化!その特長とは?[1/4]
「uniConnect」を活用すれば通話料を大幅カット!全国の主要都市で利用可能[2/4]

電話機の購入と管理。思い切って減らしませんか?

毎回書いていますが、uniConnect Cloudは、会社の固定電話をスマホで持ち歩けるようになるPBXシステムです。
多くの会社では、営業など社外に出る人に対し、オフィスの外線や内線番号とは別に携帯電話(番号)を支給しているはずですが、uniConnect Cloudを導入すると、スマホからも会社の電話番号で発着信できるようになりますので、固定電話機は必須ではなくなります。

電話機の管理は意外に面倒なもので、これらのコストと労力を減らすことができるのはメリットが多いはず。「そうか、個人に支給する電話機は1台でいいのか」と思った方。実は、まだ続きがあります。
uniConnect Cloudは、スマホにアプリケーションをインストールすることで使えるようになります。このアプリはiPhone版、Android版の両方があり、契約キャリアに依存しません。つまり、従業員が持っているスマホに会社の電話番号を載せてしまうこともできるということ。

この場合、仕事用番号での発信を会社回線負担にて接続することも可能ですので、金銭的な個人負担は負いません。携帯電話の複数持ちを面倒だ、なくすリスクが増えるから心配、と感じている社員にとっては、使い慣れた自分のスマホ1台で公私を分けて使える、いわゆるBYODはメリットが高く、その場合、会社にとっても端末を準備する必要がなくなる、というメリットもでてきます。

スマホ・契約内容によらず、誰でもすべての機能を使える

個人のスマホを活用するにしろ、会社で準備したスマホを使うにしろ、端末の性能や契約形態によって使える機能に差はありません。
まずは、主要機能から。

画像: スマホ・契約内容によらず、誰でもすべての機能を使える

通信キャリアとの携帯電話の各種サービス契約(留守番電話やボイスメッセージ、転送機能など)の有無とは関係なく上記の機能を使うことができますので、人による差は生じません。

ボイスメールは、音声メッセージファイルをメールで配信してくれるので聞き逃すリスクが減りますし、共有電話帳は管理者が一括登録、変更などを行えます。

留守電や転送設定を時間や曜日で設定できる

ここまで聞いて、「うちはホワイト企業だから、時間外の電話とか増えるのはまずい」と感じた方もいらっしゃるかもしれません。働き方改革が叫ばれる時代に、プライベート時間にもじゃんじゃん電話がかかってくる状況は、マイナスイメージにつながるばかり。時間外に仕事をさせる環境をつくるべきではありません。

でも、ご安心を!
uniConnect Cloudは、勤務時間や休日に合わせて「電話を受けない」設定ができるようになっています。もちろん、「〇時以降は着信しない」「週末は着信しない」というだけでなく、指定の番号へ転送、留守番電話対応、音声案内といった任意の動作を選択できるので、顧客をイラッとさせたり、それによってチャンスロスにつながったりすることはありません。

画像: 留守電や転送設定を時間や曜日で設定できる

また、仕事中はいつでも電話に出られるわけではありません。会議中、移動中、説教中(?)と電話に出られないシーンはたくさんあります。そんなときも、無応答設定をONにしておくことで、転送や留守電対応をしてくれます。
この機能は、焦って使うことも多いものです。設定を忘れて電話が鳴り、「あ…」というシーンです。これに対応するために、ワンタッチ転送設定機能を付加。これを[ON]にしておけば、スマホ画面の上部にアイコンを設置することができ、クリックひとつで転送設定の[ON/OFF]を切り替えることができます。

個人設定は各ユーザーが行うから、管理者の仕事量は増えない

非常に便利な設定を紹介してきましたが、これらを各スマホに設定するのは労力がかかりそう。そんな声も聞こえてきそうです。でも、その点もご安心ください。
これらはすべて、ユーザーが自身のスマホ上で設定できます。つまり、システム担当者の手を煩わすことはないのです。もちろん、管理者が一括、または個別で転送機能を設定することもできるぬかりのなさ。

この使い勝手のよさは、セキュリティ対策でも応用されているのですが、長くなるので、次回に詳しく説明したいと思います。

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