前回は、S&Iがどのような目的やルールで eワーク制度 の運用を始めたかについてご紹介しましたが、今回は 「システム編」 ということで、どのようなシステムツールを使って実施しているかについてお話しします。

eワーク成功のカギは「コミュニケーションをどう取るか」!

自宅で仕事をするためには、まず必要なコミュニケーションが オフィスにいるときと同じように 取れないといけませんよね。見えない場所でずっと仕事しているわけですから、相手が会議中なのか外出中なのかなど、どんな状況なのかを把握することも大事になってきます。また、自分がeワークを実施していることなんて、取引先や協力会社の方が把握しているはずがないわけですから、名刺に書かれた会社の外線番号に電話をかけたけれど、いっこうに繋がらない...なんていうことも起こり得ますよね。

そこで、まずはオフィスと変わらないコミュニケーションを実現するために必要な手段や環境を考えてみました。

【コミュニケーションをとるための手段】
 ■メール(会社のメールが送受信できる)
 ■電話(会社の内線/外線番号で発着信できる)
 ■チャット(気軽にコミュニケーションがとれ、離れている感覚を軽減できる)
 ■会議(必要な資料を共有し場所を問わず話し合える)

【必要な環境】
 ■スケジューラー(互いの予定の確認やアポがとれる)
 ■共有連絡帳(常に最新に更新された連絡帳でどこにいても全社員の連絡先が分かる)
 ■プレゼンス(見えない相手の”状態”が分かる。会議中、離席、通話中など)

こうやって洗い出してみると、いろいろな手段やツールを駆使して日々忙しくコミュニケーションをとっているんだなと驚いてしまいますが、S&Iでは、これらを CommuniGate Pro というアプリケーションと、その上で稼働するよう開発された uniConnect を使って実現しています。

オールインワンのシステムが自宅を会社にする!

CommuniGate Proの良いところは、一言でいうと「オールインワン」。メールサーバー、スケジューラ、PBX、共有連絡帳、さらにはプレゼンスやチャット、会議機能、遠隔データ消去など、必要なすべての機能を1サーバーで提供してくれますので、 コストや運用負担を最小限に 抑えてモバイルワーク環境を実現することができます。

社員には、会社が貸与、または承認した 所定のノートPCやスマホ でこれらの機能が使えるようになっています。ノートPCとスマホさえあれば、相手の状況やスケジュールも簡単に把握できますし、チャットやメールを使ってすぐにコミュニケーションをとれます。
また、PCやスマホで内線/外線通話を実現するのが、uniConnectです。これがあれば、自宅にいても、会社番号宛ての電話に応対したり、同様に会社の番号で自宅から電話することも可能です。必要に応じて、関係する社員への転送や、会議通話などもすべて可能ですので、相手に在宅勤務を意識させることもありません。

画像: 画面例:プレゼンスの確認やチャット、会社の内線や外線番号での電話が可能

画面例:プレゼンスの確認やチャット、会社の内線や外線番号での電話が可能

”ひとりぼっち”感覚を和らげる!チャットコミュニケーションの重要性

自宅で1人だけで仕事をしていると、どうしても「テンションのキープ」が難しくなります。居心地の良さからつい睡魔に襲われたり、休憩が長くなってしまったり…、そういう気の緩みが仕事の効率を下げてしまいます。そこで、大事になるのはやはり プレゼンスとチャット の活用。S&Iでは、事前のeワーク実施の承認取得はもちろんですが、当日は就業開始時、終了時、昼食から、途中休憩にいたるまで、すべてのタイミングで上長にチャットで報告、承認を得るとともに、プレゼンスの変更をかけることをルール化しています。特別な用事があってもなくても定期的に人と会話する機会を作り、オフィスにいるとき同様「常につながっている」という感覚を持てることでテンションが維持できればと考えています。

画像: ”ひとりぼっち”感覚を和らげる!チャットコミュニケーションの重要性

リモートからのファイルアクセスへのセキュリティーの担保はしっかりと

コミュニケーション手段が整っていても、必要なドキュメントへのアクセスや共有ができなければ、当然仕事にはなりません。S&Iでは、リモートからSSL-VPN接続で利用できるドキュメントやアプリケーション環境と、企業向け無制限オンラインストレージサービス sactto!ファイリング を使って自由にPCやスマホで閲覧や共有をできる環境の2つを使い分けて、セキュリティーと利便性のバランスを取っています。

この sactto!ファイリング 、月額900円(税別)で、容量無制限で使えるサービスなんです。ご興味のある方はぜひS&Iへお問い合わせください!

また、すべてのドキュメントは、「Confidential」(社外秘)、「Internal Use Only」(社内専用)、「Non-confidential」(機密外)のいずれかに区分されており、それぞれどのような書類がどのセキュリティーレベルに分類されるのか、分類に応じた適切な取扱いについて理解できているかなど、セキュリティー e-Learningの定期的な受講を義務付けるとともに、そのテストに合格していることをeワーク申請の前提条件としています。

来る2016年2月19日(金)、マイクロソフトで「テレワークセミナー」開催!

このように、S&Iのeワークへの取り組みをいろいろと書いてきましたが、例えばNECネッツエスアイさんや、ダイワボウ情報システムさんのように積極的に推進している企業が増えています。
もっとテレワークを取り入れて、効率的なワークスタイルの確立を押し進めたい!ということで、
一緒にセミナーを開催することになりました。それぞれの会社の取り組みやeワークを便利にするツールなどをご紹介する予定ですので、ご都合の合う方は、ぜひご参加くださいませ!

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